Digitaler Produktpass: Vorbereitung Schritt für Schritt

Der folgende Plan ist für kleinere Unternehmen ohne eigene Compliance-Abteilung geschrieben. Er geht vom Stand 11. November 2026 aus.

Bevor Sie anfangen: Klären Sie, wie sicher Ihre Frist ist

Wie dringlich das Thema für Sie ist, hängt davon ab, unter welches Regelwerk Ihre Produkte fallen.

Ihre Produkte	Stand	Was das für die Planung bedeutet
LV-Batterien, Industriebatterien über 2 kWh, Elektrofahrzeugbatterien	Pass ab dem 18. Februar 2027	Umsetzungsprojekt jetzt
Detergenzien, Spielzeug	Pass ab dem 23. September 2029 und dem 1. August 2030	Feste Termine, Anforderungen in Grundzügen bekannt; planen und budgetieren
Eisen und Stahl	Delegierter Rechtsakt angekündigt für das 4. Quartal 2026	Entwurf genau verfolgen; Daten vorbereiten
Textilien, Aluminium, Reifen	Delegierte Rechtsakte angekündigt für 2027	Daten und Kennungen vorbereiten
Möbel, Matratzen	Angekündigt für 2028 und 2029	Grundlegende Vorbereitung, Monitoring
Andere Produkte	Kein Zeitplan für einen Pass im ersten Arbeitsprogramm	Nur Monitoring

Nutzen Sie unseren DPP-Fristen-Check für eine erste Orientierung und den DPP-Zeitplan nach Produktgruppen für die Einzelheiten. Wenn Batterien Ihr Thema sind, gehen Sie direkt zum Leitfaden zum Batteriepass.

Schritt 1: Ein Produktinventar mit einer Spalte zur Regulierung aufbauen

Listen Sie Ihre Produktlinien auf. Halten Sie für jede Linie fest:

die Produktgruppe im regulatorischen Sinn, idealerweise mit ihrem Zollcode
den EU-Rechtsakt, der den Pass vorsehen würde
den Stand: in Kraft, beschlossen oder erwartet
den Termin und ob er fest oder indikativ ist
die Quelle und den Tag, an dem Sie sie geprüft haben

Der Zollcode ist wichtig, weil delegierte Rechtsakte den Anwendungsbereich üblicherweise über Code und Definition bestimmen und weil das Register für eingeführte Waren den Warencode speichert.

Ergebnis: eine Tabelle, die Ihnen zeigt, wo ein Pass kommt und wie belastbar der Termin ist.

Schritt 2: Ihre Rolle je Produktlinie zuweisen

Entscheiden Sie für jede Linie, ob Sie im rechtlichen Sinn Hersteller, Einführer, Vertreiber oder Händler sind. Typische Fallstricke:

Eigenmarkenprodukte, die ein Auftragsfertiger herstellt, machen Sie zum Hersteller.
Der direkte Einkauf bei einem Lieferanten außerhalb der EU macht Sie zum Einführer.
Der Verkauf über Ihren eigenen Online-Shop macht Sie für diese Verkäufe zusätzlich zum Händler.

Die Rolle entscheidet, ob Sie den Pass erstellen, ihn prüfen oder nur anzeigen müssen. Unser Artikel ESPR für KMU führt die Pflichten je Rolle auf.

Ergebnis: eine Rolle neben jeder Produktlinie und eine Liste der Linien, bei denen Sie für die Erstellung eines Passes verantwortlich sind.

Schritt 3: Ihre Kennungen festlegen

Jeder Pass hängt an einer dauerhaften eindeutigen Produktkennung. Prüfen Sie, was Sie haben:

Haben alle Produkte eine weltweit eindeutige Kennung, etwa eine GTIN, oder nur interne Artikelnummern?
Ist die Kennung über die Zeit stabil, oder wird sie wiederverwendet, wenn ein Produkt ausläuft?
Können Ihre Systeme Chargen- oder Seriennummern erfassen, falls ein Rechtsakt die Chargen- oder Artikelebene verlangt?
Kennen Sie die Kennungen Ihres eigenen Unternehmens und Ihrer Standorte, die Sie in Handel und Zoll verwenden, etwa Ihre EORI-Nummer?

Erfinden Sie kein privates Nummernsystem für den Pass. Die ESPR verlangt Kennungen, die anerkannten Normen folgen, und eine harmonisierte Norm für eindeutige Kennungen, EN 18219, wurde im Amtsblatt der EU bekannt gemacht.

Ergebnis: eine Kennungsrichtlinie auf einer Seite: welche Kennung, auf welcher Ebene, von wem vergeben.

Schritt 4: Ihre Daten anhand der bekannten Kategorien inventarisieren

Sie brauchen die endgültige Feldliste nicht, um Ihre Lücken zu finden. Nutzen Sie die Kategorien, die das EU-Recht bereits nennt:

Produktidentifikation und Klassifizierung
Angaben zu Hersteller, Einführer und verantwortlichem Wirtschaftsteilnehmer
Konformitätsunterlagen: Konformitätserklärung, technische Dokumentation, Bescheinigungen
Anleitungen, Warnhinweise und Sicherheitsinformationen
Zusammensetzung und besorgniserregende Stoffe
Informationen zu Leistung und Haltbarkeit
Informationen zu Reparatur, Wartung und Ersatzteilen
Informationen zum Lebensende: Zerlegung, Recycling, Entsorgung
Umweltinformationen, wo sie verlangt werden, etwa CO2-Fußabdruck oder Rezyklatanteil

Notieren Sie für jede Kategorie: Haben wir die Daten, wo sind sie gespeichert, in welchem Format, wer ist dafür verantwortlich, und stammen sie von einem Lieferanten? Die DPP-Daten-Checkliste erzeugt diese Liste je Produktgruppe, und der Beitrag dazu, welche Daten in einen DPP gehören, erklärt den rechtlichen Hintergrund.

Ergebnis: eine Lückenliste. Typische Befunde sind Daten, die nur in PDFs existieren, Daten, die bei einer einzigen Person liegen, und Daten, die noch nie jemand bei Lieferanten angefragt hat.

Schritt 5: Früh mit den Lieferanten sprechen

Viele Passdaten entstehen in den vorgelagerten Stufen: Materialzusammensetzung, Herkunft, Rezyklatanteil, Prüfergebnisse. Sie einzusammeln ist in der Regel der langsamste Teil der Vorbereitung, weil er von anderen Unternehmen abhängt.

Teilen Sie Ihren wichtigsten Lieferanten mit, welche Datenkategorien Sie voraussichtlich benötigen.
Fragen Sie, in welchem Format sie liefern können und ob sie das bereits für andere Kunden tun.
Nehmen Sie Pflichten zur Datenlieferung und -aktualisierung in neue Lieferverträge auf.
Für Einführer: Machen Sie deutlich, dass Sie ein Produkt ohne Pass nicht in Verkehr bringen können, sobald die Pflicht gilt.

Vermeiden Sie es, lange Fragebögen zu verschicken, die auf Vermutungen über künftige Felder beruhen. Fragen Sie nach den Kategorien, die sicher sind, und erweitern Sie die Anfrage, wenn der delegierte Rechtsakt veröffentlicht ist.

Ergebnis: eine Liste der Lieferanten mit einer Ansprechperson für Produktdaten und einem Vermerk, was sie liefern können.

Schritt 6: Über den Datenträger entscheiden, aber noch nicht drucken

Planen Sie, wo ein Datenträger auf dem Produkt, seiner Verpackung oder seinen Unterlagen Platz findet, und testen Sie, ob sich ein 2D-Code auf Ihren Materialien lesbar drucken lässt. Entscheiden Sie, welche Domain der Link verwenden wird; sie muss so lange unter Ihrer Kontrolle bleiben, wie der Pass verfügbar sein muss.

Halten Sie sich mit einer dauerhaften Kennzeichnung zurück, bis der Rechtsakt für Ihre Gruppe Träger, Anbringungsort und Ebene festlegt. Die Ausnahme sind Batterien, bei denen QR-Code-Pflicht und Termin feststehen. Einzelheiten stehen in QR-Code, NFC oder RFID: DPP-Datenträger.

Ergebnis: eine getestete Etikettenposition und eine Entscheidung über die Domain.

Schritt 7: Hosting, Sicherung und Registrierung planen

Drei Systemelemente sind gesetzlich vorgegeben, gleichgültig, welche Werkzeuge Sie nutzen:

Speicherung. Die Passdaten werden vom verantwortlichen Wirtschaftsteilnehmer oder von einem von ihm ermächtigten DPP-Dienstleister gespeichert.
Sicherung. Nach der ESPR muss über einen DPP-Dienstleister eine Sicherungskopie verfügbar sein, damit der Pass fortbesteht, wenn Ihr Unternehmen nicht mehr existiert. Die detaillierten Regeln für Dienstleister sollen in einem delegierten Rechtsakt folgen, den die Kommission für 2027 ankündigt.
Registrierung. Der Pass muss im DPP-Register der EU registriert werden, das eine Registrierungskennung zurückgibt. Die Registrierung ist über eine Benutzeroberfläche oder eine Schnittstelle für Systeme möglich, und die Kommission bietet eine Testumgebung an.

Wenn Sie später Optionen vergleichen, liefern Ihnen die gesetzlichen Anforderungen die Kriterien: offene Standards, interoperable Formate, maschinenlesbare Daten, keine Bindung an einen bestimmten Anbieter und die Möglichkeit, Ihre Daten zu übertragen.

Ergebnis: ein kurzer Anforderungsvermerk für Hosting, Sicherung und Registrierung. Eine Kaufentscheidung ist in dieser Phase nicht nötig.

Schritt 8: Monitoring und Zuständigkeit einrichten

Die Anforderungen werden in Etappen eintreffen. Übertragen Sie einer Person die Aufgabe, Folgendes zu beobachten:

die Seite der Kommission zum Digitalen Produktpass und ihren Zeitplan
das Portal „Ihre Meinung zählt“ („Have your say“) im Hinblick auf Entwürfe delegierter Rechtsakte zu Ihrer Produktgruppe
EUR-Lex im Hinblick auf angenommene Rechtsakte und Änderungen
Ihre nationale Normungsorganisation im Hinblick auf die harmonisierten Normen

Halten Sie jede Prüfung mit Datum fest. Wenn ein Entwurf eines Rechtsakts für Ihre Gruppe erscheint, gleichen Sie die Schritte 3 bis 7 damit ab.

Ergebnis: eine benannte verantwortliche Person, eine vierteljährliche Erinnerung und ein Änderungsprotokoll.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Auf volle Gewissheit warten. Lieferantendaten und die Bereinigung der Kennungen brauchen Zeit und hängen nicht vom endgültigen Rechtsakt ab.
Zu viel bauen. Wer ein vollständiges Datenmodell für Felder entwirft, die es noch nicht gibt, muss später nacharbeiten.
Den Pass nur als IT-Projekt behandeln. Rollen, Verträge und Datenverantwortung sind ebenso wichtig wie Systeme.
Indikative und feste Termine verwechseln. Wer gegen ein Quartal der Kommission budgetiert, als wäre es eine gesetzliche Frist, erzeugt falsche Dringlichkeit oder falsche Sicherheit.
Eine freiwillige Produktseite als EU-Pass bezeichnen. Einen Pass im rechtlichen Sinn gibt es nur dort, wo ein Rechtsakt ihn verlangt und definiert.

Checkliste auf einer Seite

Produktinventar mit Rechtsakt, Stand, Termin und Quelle je Linie.
Rechtliche Rolle für jede Produktlinie zugewiesen.
Kennungsrichtlinie schriftlich festgehalten; alle Produkte tragen eine eindeutige, stabile Kennung.
Dateninventur anhand der bekannten Kategorien abgeschlossen; Lücken aufgelistet.
Wichtigste Lieferanten informiert; Datenklauseln in neuen Verträgen.
Etikettenposition getestet; Domain für den Link festgelegt.
Anforderungsvermerk für Speicherung, Sicherung und Registrierung.
Verantwortliche Person benannt; vierteljährliche Prüfung von Kommissionsseite, Entwürfen von Rechtsakten und EUR-Lex.

Quellen

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Stand: 11. November 2026.

Häufige Fragen

Wann sollten wir mit der Vorbereitung auf den Digitalen Produktpass beginnen?

Beginnen Sie jetzt mit den Schritten, die nicht von einem delegierten Rechtsakt abhängen: Produktinventar, Rollen, Kennungen und eine Dateninventur. Verschieben Sie unumkehrbare Entscheidungen, etwa dauerhafte Etiketten oder starre Datenmodelle, bis der Rechtsakt für Ihre Produktgruppe veröffentlicht ist.

Brauchen wir spezielle Software für den DPP?

Für die Vorbereitung nicht. Die ersten Schritte sind organisatorischer Natur und betreffen die Datenqualität. Welche technische Lösung Sie brauchen, hängt von Anforderungen ab, die für die meisten Produktgruppen noch nicht endgültig feststehen. Das Gesetz verlangt offene Standards und keine Bindung an einen bestimmten Anbieter.

Wie lange dauert die Vorbereitung?

Eine verlässliche allgemeine Zahl gibt es nicht, und wir wollen keine erfinden. Es hängt von der Zahl der Produkte, der Tiefe Ihrer Lieferkette und dem Zustand Ihrer Produktdaten ab. Das Einsammeln von Lieferantendaten ist in der Regel der langsamste Teil.

Was ist der erste konkrete Schritt?

Eine Liste Ihrer Produkte, die für jedes Produkt den EU-Rechtsakt, der den Pass vorsehen würde, dessen Stand und Ihre rechtliche Rolle nennt. Alles Weitere baut auf dieser Liste auf.